Politique de confidentialité
La protection de votre vie privée est importante pour le Regroupement pour la Trisomie 21. La présente vise à vous informer sur nos pratiques afin que vous puissiez savoir à quoi vous vous engagez lorsque vous remplissez le formulaire d’adhésion, que vous nous contactez pour obtenir du soutien, que vous vous inscrivez à un service, une activité ou un événement, que vous faites un don à l’organisme ou que vous naviguez sur notre site Web.
Plus spécifiquement, le but de la présente Politique de confidentialité est de vous informer sur nos pratiques en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels, y compris sur la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels.
Quels renseignements personnels le RT21 recueille-t-il ?
Lorsque vous remplissez le formulaire d‘adhésion pour devenir membre
Renseignements : Nom, adresse résidentielle, courriel, numéro de téléphone, nom de la personne vivant avec la trisomie 21, sa date de naissance, son adresse résidentielle, son courriel, son numéro de téléphone (si applicable), type de trisomie, langues parlées, profession ou occupation (membre individuel)
Raisons de la collecte : Afin de vous identifier, d’entrer en contact avec vous lorsque nécessaire, d’administrer et fournir des services adéquats et répondant à vos besoins.
Durée de conservation : Les renseignements sont conservés au minimum jusqu’à échéance de l’adhésion (mois de mars de chaque année), mais peuvent être conservés plus longtemps si nous jugeons qu’ils sont nécessaires pour faciliter le service rendu aux membres et assurer des suivis adéquats.
Lorsque vous nous contactez pour obtenir du soutien
Nous recueillons les informations que vous nous partagez si nous considérons qu’il est nécessaire de les conserver pour assurer un suivi. Nous conservons des renseignements comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus, des interventions… Ces informations sont recueillies lors d’échanges par courriel, par téléphone ou en personne.
Raisons de la collecte : Afin d’administrer et fournir des services adéquats et répondant à vos besoins et d’assurer un bon suivi.
Durée de conservation : Les renseignements sont conservés au minimum jusqu’à échéance de l’adhésion (mois de mars de chaque année), mais peuvent être conservés plus longtemps si nous jugeons qu’ils sont nécessaires pour faciliter le service rendu aux membres et assurer des suivis adéquats.
Lorsque vous vous inscrivez à une activité ou un service
Renseignements : Nom du participant, nom du parent ou responsable du jeune vivant avec la trisomie 21 (si applicable), adresse résidentielle, courriel, numéro de téléphone, date de naissance, méthode de paiement, date de paiement, particularités de santé, allergies, autres caractéristiques importantes à connaître.
Raison : Vous identifier et vous donner accès à ce service/événement/activité. Assurer la sécurité du participant et le bon déroulement de l’activité. Nous devons partager certaines informations avec nos bailleurs de fonds lors de redditions de compte. Ces informations ne permettent pas votre identification.
Durée de conservation : un (1) an maximum.
Yapla – Logiciel de gestion d’OBNL
L’ensemble des communications entre notre organisme et leurs serveurs sont encryptées. Les données sont conservées sur des serveurs au Canada. Plusieurs mécanismes internes et externes ont été mis en place pour prévenir de potentielles attaques. Le RT21 utilise également la méthode d’authentification à deux facteurs pour se connecter à la plateforme pour plus de sécurité.
Cliquez ici pour consulter la politique de confidentialité de Yapla.
Lorsque vous vous inscrivez à un événement-bénéfice
Renseignements : Nom du participant, adresse résidentielle, courriel, numéro de téléphone, date de naissance, méthode de paiement, date de paiement
Raison : Vous identifier et vous donner accès à cet événement.
Durée de conservation : un (1) an maximum. Si nous avons votre consentement, nous pouvons conserver votre nom et votre courriel afin de vous solliciter pour de prochains événements-bénéfice. Il est possible de vous désabonner de notre liste d’envoi à tout moment.
Zeffy – Plateforme de collecte de fonds en ligne
Zeffy est une société québécoise située dans la province de Québec, au Canada. Nous utilisons cette plateforme pour les dons et l’inscription à nos événements-bénéfice dont la Course TROIS, 2, 1, GO! et le Tournoi de poker. Zeffy limite la quantité de données personnelles qu’elle recueille à ce qui est nécessaire et approprié aux fins identifiées. Zeffy n’utilise que les meilleures pratiques de l’industrie (physiques, électroniques et procédurales) pour assurer la sécurité des données collectées (y compris les données personnelles). Toutes les informations, y compris les données personnelles, sont transférées avec un cryptage utilisant Secure Sockets Layer (SSL) ou Transport Layer Security (TLS), des normes de sécurité robustes pour le transfert de données et les transactions sur Internet.
Cliquez ici pour consulter la politique de confidentialité de Zeffy.
Lorsque vous faites un don au RT21 (en ligne, par la poste, en personne)
Renseignements : Nom, adresse résidentielle, courriel, date du don, méthode de paiement, raison du don si applicable
Raison : Pour vous enregistrer en tant que donateur et pour traiter votre don et émettre un reçu d’impôt.
Durée de conservation : Nous conservons les données des transactions pendant sept (7) ans, minimum requis pour répondre aux questions des vérificateurs financiers au besoin. Nous ne conservons aucun numéro de carte de crédit ou débit ni votre code de sécurité à 3 ou 4 chiffres dans nos systèmes.
Plateformes utilisées pour les dons
Zeffy – Voir encadré Zeffy dans la section « Lorsque vous vous inscrivez à un événement-bénéfice »
Prodon (Logilys) – Logiciel de gestion de dons et donateurs
Nous utilisons le logiciel Prodon pour gérer les dons et donateurs du RT21. La base de données n’est accessible par aucune organisation tierce. Les informations sont conservées localement sur un ordinateur de l’organisme, mais une sauvegarde infonuagique est effectuée régulièrement et conservée dans Google Drive.
Lorsque vous appliquez pour un poste au sein de l’organisme
Renseignements : Renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par le Regroupement pour la Trisomie 21.
Raison : Lorsque vous postulez pour un emploi, un stage ou pour du bénévolat, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.
Durée de conservation : Les informations sont conservées jusqu’à la fin du processus d’embauche et détruites par la suite.
Quand vous naviguez sur notre site Web
Renseignements : Nous utilisons des balises sur notre site internet afin d’activer les produits de mesure Google qui nous renseignent sur l’utilisation de notre site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site Web et votre interaction avec notre contenu en ligne. Les données de mesure collectées nous aident à comprendre vos besoins.
Les balises Google utilisent des cookies pour mesurer les interactions des utilisateurs. Ces identifiants fournissent des renseignements sur le comportement, mais Google interdit l’envoi à Google Analytics des informations permettant d’identifier personnellement l’utilisateur.
Raison: Afin de faciliter l’utilisation de notre site Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
Durée de conservation : Aucun renseignement personnel n’est conservé.
Autres motifs pour lesquels nous recueillons vos renseignements personnels
- Pour vous faire parvenir nos communications (infolettre, campagne de levée de fonds, invitations à des événements, ressources…)
- À des fins de recherche et de développement – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les besoins de nos membres et améliorer notre offre de services.
- Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
- Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes).
Partage des renseignements personnels
Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :
Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment pour analyse de bases de données, site Web, hébergement et autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
Nous utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés.
Conservation des renseignements personnels
Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de rapport.
Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables. Cette durée est indiquée dans le consentement que vous aurez à approuver et ce dernier se termine lorsque la finalité est atteinte. Une fois que ce délai est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.
Protection des renseignements personnels
Nous suivons les meilleures pratiques du secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ». S’il survient un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à corriger le problème, faire une évaluation des facteurs liés à la vie privée, vous informer de l’incident et en informer la Commission d’accès à l’information du Québec.
Droits à l’égard des renseignements personnels
Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :
Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. La personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons dans un délai raisonnable;
Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle)
Retrait du consentement : Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend. Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.
Voici les étapes de traitement d’une demande :
1) Vous devez envoyer une demande écrite au Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
2) Nous traiterons votre demande dans les 30 jours après l’avoir reçue;
3) Vous recevrez notre réponse par écrit.
Comment communiquer avec nous
Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivants :
Sarah-Elizabeth Meehan
Regroupement pour la Trisomie 21
1A-3250 boulevard Saint-Joseph Est
Montréal, QC H1Y 3G2
Comment mettons-nous à jour la présente politique sur la protection des renseignements personnels?
Notre Politique sur la protection des renseignements personnels pourrait être modifiée de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à l’examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels. Si un changement à cette présente politique entraîne la nécessité d’obtenir un nouveau consentement, nous vous contacterons.